Küçük bir atölyede bile raflarda on binlerce liralık parça durur. Bu paranın ne kadarının gerçekten rafta olduğunu, ne kadarının kayıtsız çıktığını çoğu işletme sahibi yılsonu sayımında öğrenir. Stok takibi büyük depoların işi gibi görünse de sanayide asıl fark, birkaç basit alışkanlıkla yaratılır.
Stok neden kaçar?
- Kayıtsız çıkış: Usta acil bir iş için raftan filtre alır, kimse yazmaz.
- Yanlış yer: Parça var ama başka rafta; "yok" sanılıp yeniden sipariş edilir.
- Faturaya yansımayan parça: Takılan conta, kelepçe, ampul iş emrine yazılmaz.
- Ölü stok: Bir kere alınmış, yıllardır satılmayan parça rafı ve parayı işgal eder.
Dördünün de çözümü aynı: parça yalnızca bir kayıtla raftan çıkmalı ve o kayıt bir işe bağlı olmalıdır.
1. Rafları adlandırın
Stok takibine ürünlerden değil raflardan başlayın. Her rafa kısa bir kod verin: A1, A2, B1... Yanına içeriğini anlatan bir açıklama yazın: "A1 – Yağ ve hava filtreleri", "B3 – Fren grubu". Rafa kodun yazılı olduğu bir etiket yapıştırın. Bu ilk adım bile "o parça nerede?" sorusunu yarıya indirir.
2. Her ürüne bir kimlik verin
Ürünün adı tek başına yetmez; "yağ filtresi" diye onlarca farklı parça olabilir. Stok kodu, marka ve varsa barkod kaydedilmelidir. Barkodu olmayan ürünler için kendi QR etiketinizi basabilirsiniz. Ürün listenizi Excel'de tutuyorsanız tek seferde içe aktarmak başlangıcı hızlandırır.
3. Girişte alış fiyatını yazın
Tedarikçiden mal geldiğinde miktarla birlikte alış fiyatını ve rafı girin. Alış fiyatı olmadan kâr marjınızı bilemezsiniz. Fiyatlar sık değiştiği için her girişte güncel fiyatı yazmak, satış fiyatını doğru belirlemenizi sağlar.
4. Çıkışı iş emrine bağlayın
En önemli kural budur. Parça ancak bir iş emrine eklenerek raftan çıkmalı. İş emrinde parçayı barkod ya da QR okutarak eklemek hem hızlıdır hem yanlış ürün seçme hatasını önler. Planlı bir iş için ayrılan parça stokta "ayrılmış" görünür; böylece aynı parçayı başka bir işe söz vermezsiniz. İş iptal edilirse parça stoğa geri döner.
İş emri dışı çıkışlar (fire, tedarikçiye iade, atölye kullanımı) da açıklamasıyla kaydedilmelidir.
5. Kritik seviye belirleyin
Her ürün için "bunun altına düşerse sipariş ver" seviyesini belirleyin. Basit bir hesap işe yarar:
| Ürün | Haftalık kullanım | Tedarik süresi | Kritik seviye |
|---|---|---|---|
| Yağ filtresi (yaygın model) | 8 adet | 2 gün | ~5 adet |
| Ön balata takımı | 3 takım | 1 gün | ~2 takım |
| Motor yağı 5W-30 | 40 lt | 3 gün | ~25 lt |
Kural: tedarik süresi boyunca kullanacağınız miktar artı küçük bir güvenlik payı. Sanayide parçacı çoğu zaman aynı gün getirdiği için kritik seviyeler düşük tutulabilir; bu da rafta yatan parayı azaltır.
6. Ayda bir kısmi sayım yapın
Yılda bir kez tüm depoyu saymak yerine her ay birkaç rafı sayın. Sayılan miktarla sistemdeki miktar arasındaki fark kayıt altına alınır ve stok düzeltilir. Aynı rafta sürekli fark çıkıyorsa kayıtsız çıkışın nerede olduğunu bulmuş olursunuz.
7. Ölü stoğu ayıklayın
Altı aydır hareket görmeyen ürünleri listeleyin. Bunları parçacıya iade etmek, uygun fiyatla elden çıkarmak ya da bir daha sipariş etmemek, rafta yatan parayı kasaya geri getirir.
Randevul'da raflar, barkod ve QR okutma, kritik seviye, sayım ve iş emrine bağlı otomatik düşüm tek ekranda. Ayrıntılar: yedek parça stok takip programı.