"Ben bunu söylemedim", "bu parça takılı değildi", "fiyat bu kadar değildi"... Sanayideki tartışmaların çoğu eksik doldurulmuş bir iş emrinden çıkar. İş emri yalnızca ustaya verilen bir talimat değil, müşteriyle aranızdaki yazılı anlaşmadır. Aşağıdaki sekiz alan doğru doldurulduğunda tartışma çıkmaz, unutulan kalem kalmaz.
1. Araç ve müşteri bilgisi
Plaka, marka, model, model yılı ve müşterinin adı ile cep telefonu. Plaka iş emrinin anahtarıdır; bir sonraki gelişte geçmişi bulmanızı sağlar. Firma aracıysa hangi firmaya ait olduğu da yazılmalıdır, fatura ve tahsilat ona göre yürür.
2. Giriş kilometresi
Çoğu zaman atlanan ama en değerli alandır. Kilometre, bir sonraki bakımın ne zaman yapılacağını hesaplamanın tek yoludur. Ayrıca "araç servisteyken kullanıldı" iddiasına karşı tek kanıttır. Teslimde çıkış kilometresine bakmak da iyi bir alışkanlıktır.
3. Müşteri şikâyeti, kendi cümlesiyle
"Frenden ses geliyor, özellikle sabah ilk çıkışta" gibi, müşterinin kendi anlatımıyla yazılmalıdır. Ustanın teşhisi ayrı bir alandır. Şikâyetin aynen kaydedilmesi, teslimde "sorun çözüldü mü?" sorusunu net cevaplamanızı sağlar.
4. Araç giriş durumu ve fotoğraf
Kaporta çiziği, kırık far, jant hasarı ve yakıt seviyesi girişte not edilmeli, mümkünse fotoğraflanmalıdır. Telefonla çekilen üç dört fotoğraf, "bu çizik sizde oldu" tartışmasını başlamadan bitirir. Randevul'da fotoğraflar doğrudan iş emrine ve araç kaydına eklenir.
5. İşçilik ve parça kalemleri
Her iş ayrı bir kalem olmalı; işçilik ve parça ayrı yazılmalıdır:
| Kalem | Tür | Miktar | Not |
|---|---|---|---|
| Periyodik bakım işçiliği | İşçilik | 1 | Usta: Mehmet |
| Motor yağı 5W-30 | Parça | 4 lt | Marka ve stok kodu |
| Yağ filtresi | Parça | 1 | Raf A1 |
| Ön fren balatası | Parça | 1 takım | Müşteri onayı alındı |
Parçanın markası ve stok kodu, garanti sorusu geldiğinde hayat kurtarır. Kalem bazında usta ataması ise kimin hangi işi yaptığını gösterir.
6. Ek iş onayı
Bakım sırasında balatanın bittiği görülür, usta değiştirir, müşteri faturada görünce itiraz eder. Bunu önlemenin yolu basit: ek iş, yapılmadan önce müşteriye sorulmalı ve onay iş emrine not edilmelidir. Büyük işlerde ise önce teklif hazırlanır; Randevul'da müşteri teklifi telefonundan onaylar, onaylanan teklif tek tıkla iş emrine döner.
7. Ödeme ve teslim
Kapora alındıysa iş emrine yazılmalı; teslimde toplam, ödenen ve kalan tutar net olmalıdır. Ödeme şekli (nakit, kart, havale, veresiye) kaydedilmelidir. Veresiye kalan işin takibi için veresiye ve alacak takibi yazımıza bakabilirsiniz.
8. Sonraki bakım
İş emrinin son satırı bir sonraki ziyaretin başlangıcıdır: "Sonraki bakım 94.250 km veya Mart 2027." Bu bilgi müşteriye yazılı verildiğinde ve zamanı gelince hatırlatıldığında müşteri geri gelir.
Kâğıttan dijitale geçerken
Bu sekiz alanı karbonlu formda doldurmak zaman alır ve yarısı boş kalır. Dijital iş emrinde ise çoğu kendiliğinden dolar: plaka okutulunca araç ve müşteri gelir, katalogdan seçilen parçanın fiyatı ve stok kodu yazılır, teslimde müşteriye SMS gider, sonraki bakım hatırlatması kurulur.
Randevul'un iş emri ekranını yakından görmek için iş emri programı sayfamıza göz atın ya da 7 gün demo kaydıyla deneyin.